Voilà que l’un de vos clients professionnels vous réclame haut et fort les conditions générales de vente, mais coup de théâtre, comme beaucoup trop d’entreprises, vous réalisez que vous n’avez rien sous la main ! Mais alors, les CGV sont-ils obligatoires ou pas ? La réponse dans la suite !
CGV, un incontournable du business B2B
C’est un vrai paradoxe dans l’univers des affaires… Rédiger des conditions générales de vente n’est pas strictement obligatoire, mais attention, si un client professionnel en demande une copie, vous devez être en mesure de la fournir. Autrement dit, bien que leur rédaction ne soit pas exigée par la loi, elle devient essentielle dès l’instant où la non-communication de ces CGV peut vous exposer à des sanctions. Votre responsabilité pourrait être engagée en cas de litige, ouvrant la porte à des demandes de réparation pour préjudice.
La réglementation est claire : « toute personne exerçant des activités de production, de distribution ou de services qui établit des conditions générales de vente est tenue de les communiquer à tout acheteur professionnel qui en fait la demande ». Cette communication doit se faire par tout moyen garantissant sa durabilité. Et qu’en est-il pour les transactions avec les particuliers ? Beaucoup d’entreprises choisissent de rédiger des CGV qu’elles appliquent aussi à leurs clients particuliers. Pour être valables, ces CGV doivent être clairement communiquées et acceptées par le client, généralement par écrit, pour assurer une sécurité juridique. Elles doivent apparaître sur les bons de commande ou les devis. En cas de contradiction entre les CGV et des conditions particulières, ces dernières prévalent.
Pour résumer, bien que cette fiche se concentre sur les obligations entre professionnels, n’oubliez pas que les CGV jouent un rôle fondamental dans la négociation commerciale, comme le souligne la Loi Hamon : elles forment la base de toute négociation, et un distributeur ne peut pas simplement écarter vos CGV pour imposer ses propres conditions. De l’avis de Closers Group, un bon ensemble de CGV peut donc non seulement vous protéger, mais aussi clarifier les attentes et les obligations de chaque partie dès le début de la relation commerciale.
Transmission des CGV : un impératif à ne pas négliger
Si votre client professionnel en exprime le souhait, il doit pouvoir obtenir vos conditions générales de vente (CGV) simplement et rapidement. Pour éviter tout souci, assurez-vous que vos CGV soient toujours prêtes à être communiquées, idéalement sous forme numérique. La clé ici est de pouvoir prouver que les CGV ont été effectivement transmises et acceptées par le client. Souvenez-vous, vous ne pourrez invoquer vos CGV en cas de litige que si l’acheteur en avait pleinement connaissance et les a explicitement acceptées.
Faites attention : insérer une clause dans une confirmation de commande stipulant que le client a reçu les CGV ne suffit pas toujours, comme l’a montré un cas où, malgré une telle mention, un juge a jugé que cela ne prouvait pas que le client était véritablement au courant des CGV. Il est donc prudent d’éviter les formules vagues ou les simples présomptions de connaissance. La solution ? Reproduire vos CGV sur des documents comme les confirmations de commande, les bons de livraison, les devis et les factures, et faire en sorte que vos clients signent un exemplaire en déclarant explicitement avoir pris connaissance des CGV et les accepter sans réserve.
En ligne, la donne est similaire : lors d’achats professionnels sur Internet, les CGV vous engagent dès lors que vous les avez acceptées, souvent d’un simple clic. La Cour de Justice de l’Union Européenne souligne que l’essentiel est que l’acheteur ait eu la possibilité de consulter, d’imprimer ou de sauvegarder les CGV avant de passer commande. Assurez-vous donc que vos CGV soient clairement accessibles et explicites pour éviter toute ambiguïté.