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Les traiteurs sont intrinsèquement liés à l’activité événementielle. Ils se sont fortement développés au cours des dernières années, tout comme les offres proposées. C’est pourquoi il est capital, comme le rappelle Theobald de Bentzmann, de prendre le temps d’étudier les devis et de les comparer afin d’opter pour celui le plus adapté à vos attentes ainsi qu’à votre budget.

#1 Déterminer les caractéristiques de l’événement

Il est important de fournir le maximum d’informations au traiteur. Pour ce faire, il convient de bien penser le projet en amont, à commencer par sa nature : anniversaire, soirée de gala, séminaire ? Est-ce un déjeuner, un dîner, un cocktail, un apéritif ? La prestation sera-t-elle servie à table ou sous forme de buffet, voire de plateaux-repas ? Les allergies, les intolérances et les régimes spéciaux sont également à préciser. Le lieu est par ailleurs un critère à bien renseigner afin que le traiteur sache s’il y a une cuisine ou seulement une salle (il faut aussi lui indiquer l’adresse afin de connaître la durée du trajet qu’il aura à réaliser).

Vous devez bien évidemment lui faire part du nombre d’invités estimés, en indiquant s’il s’agit de collègues, de membres d’une même famille, etc. Ces informations lui permettent d’adapter ses prestations.

L’ensemble de ces points permet de définir avec précision l’événement et l’organisation qui va en découler, notamment en matière de personnel et bien-sûr au niveau du budget.

#2 Déterminer le budget lié au service du traiteur

Outre les informations portant sur l’événement, il est fortement recommandé de donner également au traiteur une fourchette du budget alloué à ses services. Le prestataire pourra alors établir un devis avec des prestations qui correspondent au budget indiqué. Sans cela, il y a de fortes chances que la proposition ne soit pas en adéquation, ce qui au final fait perdre du temps aux deux parties.

#3 Les autres éléments à indiquer au traiteur pour obtenir un devis

Selon le traiteur, les prestations peuvent varier. Pensez à lui demander si les boissons sont incluses ou non. Il est en effet possible que vous vous en chargiez ou que l’établissement où se déroule l’événement possède un bar. C’est pourquoi vous devez éclaircir ce point et demander à ce que ce soit clairement indiqué dans le devis. Si le traiteur peut se charger des boissons, pensez à lui faire part de vos préférences ainsi que d’éventuelles boissons sur liste rouge à ne surtout pas prévoir.

Vous pouvez procéder de même pour les prestations annexes, notamment au niveau du service. Le traiteur peut avoir son équipe et se charger du service complet (dressage, service et débarrassage).  Si vous êtes intéressé, vous devez définir avec lui la durée de présence nécessaire et vérifier si des majorations légales de tarif peuvent être appliquées au cas de prestation après 22H par exemple ou encore le week-end (notamment dimanche).

Le dernier point concerne le matériel : le lieu de l’événement a-t-il tout ce qu’il faut ou le traiteur aura-t-il besoin de fournir du mobilier et/ou des accessoires (nappes, vaisselle, verrerie, etc.).